仕事が効率化する！テレワークで使えるAIツールとその活用方法

世の中ではさまざまな企業でテレワークが広まると同時に、これまでの業務形態と変わらず、あるいはそれ以上に効率的な業務が求められていますよね。このような課題を抱えるテレワークで使えるツールの1つが、AI（人工知能）を使ったツールです。

とはいえ、新しいツールを導入するのはハードルが高く、どのように活用すれば良いのか、どのように活用したいのかはっきりとしていないと頓挫してしまう可能性も。多くの場合ツールの導入には費用や人的コストがかかり、失敗してしまうと余計な負担がかかってしまうことになりかねません。そこで今回は、テレワークで役立つAI（人工知能）ツールとその活用方法について解説します。

まずは、そもそもテレワークとはなにか、今現在の状況はどのようなものなのか解説します。

テレワークとは、その現状について解説

テレワークとは、カフェや自宅などオフィス以外で働く仕事のスタイルです。テレワークは以前からある働き方ではあるものの、新型コロナウィルスの流行と共により一層注目を集めましたよね。しかしながら、テレワークの実態はどのようになっているのか気になるところ。実は、新型コロナウィルスがテレワークに影響を与えているというのは感覚的なものではなく、実際に数値としても現れています。

公益財団法人NIRA総合研究開発機構の調査報告書である「第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書」によれば、全国の就業者のうちテレワークを利用していた人は2020年1月時点で6%、2020年3月時点で10%と伸び、緊急事態宣言が出た2020年4～5月では25%と急上昇し、新型コロナウィルスの影響を大きく受けていると考えられることがわかります。その後2020年6月に17%と落ち込むものの、テレワークがそのまま定着した人も一部いるであろうことが明らかとなっています。このような報告を考えるに、テレワークは比較的定着してきたといえるでしょう。

ここまでテレワークの現状を解説しましたが、では企業がこれから取り入れていく、あるいはこのまま運用していくにあたって課題となるのはなにか、に注目が集まるでしょう。次にテレワークの課題について解説します。

テレワークにおける課題

各々遠隔地で仕事をするテレワークならではの課題の1つとして、コミュニケーション不足があります。円滑なコミュニケーションは、チームで仕事をするうえで情報共有や連帯感の向上に役立ち、また社員の孤立を防いでメンタル面のサポートともなり、仕事の効率化へとつながるメリットも。テレワーク導入したてでは社員も企業もどのようにコミュニケーションを図れば良いのか手探りとなり、すでに導入している企業でも顔を合わせて仕事をしないことの難しさに悩むのも少なくありません。

また、テレワークの導入や運用において気になることの1つにセキュリティがあり、ほとんどの企業で課題となるでしょう。勤務場所が社内であれば書類やPCなどの端末は基本的に社内にあるため管理しやすいですが、テレワークは社外で仕事をする業務形態であること、そして社員個人での管理責任が増えることから、機密情報の漏洩や書類や端末の紛失・盗難、ウィルスやマルウェアの感染といったセキュリティ上の問題が大きくなります。社員の危機管理能力やセキュリティに対する意識の向上を図るとともに、企業側もシステムの構築やテレワーク向けAI（人工知能）ツールの導入を検討しましょう。

セキュリティにコミュニケーション、勤怠管理といった課題はいずれも悩ましい限りで効率的なテレワークを推進するにあたって解決したいですよね。そこで次に、テレワークでぜひとも導入したいAI（人工知能）ツールを紹介します。

テレワークで使えるAI（人工知能）ツール一覧

今回紹介するテレワークで役立つAI（人工知能）ツールは5つ。いずれもテレワークにおいて導入を検討してほしいAI（人工知能）ツールばかりなので、興味があればぜひ使いましょう。

RSUPPORT（RSUPPORT株式会社）

クラウドコンピューティング企業であるRSUPPORT株式会社が提供しているテレワークに活用したいAI（人工知能）を用いた遠隔サポートツールで、ヘルプデスクツールやオフィスにあるPCとつなぐツールなどを提供しています。またWeb会議機能である「RemoteMeeting」ではAI（人工知能）による議事録作成サービスが利用できます。

MiiTel（株式会社RevComm）

「営業電話を可視化・採点」することができるMiiTelは、音声解析AI（人工知能）搭載型のクラウドIP電話で、テレワークに役立つAI（人工知能）ツールの1つでしょう。PCとヘッドセット、ネット環境があればどこでも電話業務をおこなうことができる優れものです。会話内容を自動で録音、文字起こしし、定量的な評価を下すことで改善点を確認できます。

Anews（ストックマーク株式会社）

有益な情報を得たから共有したい、イマイチわからない話題について詳しい人に質問をしたい、といった問題はテレワークにおいてより一層強くなります。そこで活用したいのが各々に合ったニュースを届けてくれるAnewsで、テレワークにおける力強い味方となるAI（人工知能）ツールです。ビジネスニュースから得られたアイデアをコメント形式で共有できたり、各社員の興味を可視化することで情報通を見つけ出しやすくなったりします。

「リモートワークセキュリティ対策AIソリューション」（アクロクエストテクノロジー株式会社）

リモートワークセキュリティ対策AIソリューションではソリューションという名がつく通り、正確にはAI（人工知能）ツールではありませんが、このソリューションではリモート端末経由の社内ネットワークへの不正アクセスや、マルウェア感染、情報流出などを自動的に検知し、セキュリティ強化を図ります。なお、ソリューションの核となるのは、高度なAI（人工知能）を備えたElasticsearchという分散型検索/分析エンジンです。テレワークにおいて重要なAI（人工知能）を用いたセキュリティ対策ソリューションなので、導入することをおすすめします。

かえる勤怠管理（株式会社ITZマーケティング）

かえる勤怠管理はクラウドシステムを活用し、テレワークでも勤怠管理をしっかりできるようにするAI（人工知能）ツールです。お手頃価格のP-Shiftと機能が充実したCAERU AIの2つのプランがあります。CAERU AIでは打刻ミスや重複、予定外の打刻をAI（人工知能）によって自動で判別する機能があり、これにより目視によるミスや、リアルタイムな管理が実現できるでしょう。

このように、テレワークに役立つAI（人工知能）ツールにはさまざまなものがあり、上手く活用すれば仕事の効率化へとつながります。しかしながら、闇雲にAI（人工知能）ツールを使っても効果がない、もしかしたら逆効果へとなるかもしれません。最後にテレワークでAI（人工知能）ツールを使う際に気をつけたいことを解説します。

テレワークでAI（人工知能）ツールを使う時に、気をつけるべき点

どのようなツールにもいえることですが、導入目的を明確にしなければ有効にツールを活用することができません。「テレワークだから」「AI（人工知能）って高機能なイメージだから」といった印象で決めてしまうのは禁物です。もしかしたら、今抱えている課題はもっと単純なツールで解決できるかもしれません。

また導入目的に伴って、コストも気になるところ。テレワークを推進するのに本当に必要なAI（人工知能）ツールならば予算内で導入すべきです。しかしながら、必要のないほどの機能がついているためコストがかかったり、そもそも必要がないのにお金を払ったりするのはあまり賢い戦略とはいえません。

導入にあたって忘れてはならないのが、使いやすさです。テレワーク下ではAI（人工知能）ツールをすぐさま教える/教わることができません。一度レクチャーを受けることや、資料を見ることで自社の社員が使えるAI（人工知能）ツールでなければ、導入しても作業効率は落ちるので注意しましょう。

さて、今回はテレワークで役立つAI（人工知能）ツールとその活用方法について解説しました。コミュニケーションやセキュリティ、勤怠管理といった面に課題がありますが、その状況下でもテレワークは着実に増えており、効率的に進めるにはAI（人工知能）ツールが欠かせません。今回紹介したテレワークで使えるAI（人工知能）ツールは次の5つです。

• RSUPPORT：Web会議の議事録作成など
• MiiTel：電話での会話内容を分析
• Anews：情報共有・質問の効率化
• 「リモートワークセキュリティ対策AIソリューション」：AI（人工知能）を活用したセキュリティ対策ソリューション
• かえる勤怠管理：打刻の管理

コストや使い勝手など、AI（人工知能）ツール導入には注意点があります。しっかり検討したうえでテレワークにAI（人工知能）ツールを導入し、仕事の効率化を図りましょう。