昨今の新型コロナウィルスの影響で、様々な業界で急速なテレワークの普及、それに伴うITツールの利用が進んでいますよね。
今ではwithコロナという言葉も使われており、現に経済活動を止めることなく、コロナと共存することが求められてきています。まさにこれまでの就業の常識の大きな転換期であり、テレワーク・在宅勤務はより一般化するでしょう。
ですから効率よくテレワークで業務を行うためには、ITツールの使用は必須です。
一方で、どんなITツールが存在しているのか、どのツールが利便性が高いのか、判断しかねる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はより効率よくテレワークを行うにあたり、おすすめのITツールについてジャンルごとに分けてお伝えします。
テレワークを成功させるにはITツールは必須
今後テレワークが一般化する中で、当然ではありますが、対面でのコミュニケーションは減少していきます。
現在どんどん新しい便利なITツールが誕生しており、使いこなせばこれまで以上に効率よく業務を進めることもできます。ITツールを導入することで、是非新たな働き方へ早期にアジャストしていきましょう。
おすすめのITツール：web会議システム
まずテレワークが進む中で、当然Webでの打ち合わせや社内会議も増えているのではないでしょうか。
Web会議システムも様々なサービスがリリースされていますので、今回は導入数の多い３サービスを紹介します。
Microsoft Teams（チームズ）
Microsoft Teamsとはマイクロソフトの提供するチームコラボレーションツールです。
マイクロオフィスを使う機会が多い環境ではより効果的なツールと言えるでしょう。
ZOOMミーティング
1000人の会議を行うかは別ですが、大人数での開示でも通信状況を一定以上担保でき、スムーズに行うことが可能。また、操作の手軽さも魅力で、会議開催者からの招待URLをクリックするだけで会議参加が可能です。
Google Meet
Google MeetはGoogleの提供するWeb会議サービスです。一般ユーザー向けに無料提供されることでも話題になりましたよね。
おすすめのITツール：勤怠管理
さて、テレワークが普及する上での負荷として、勤怠管理の変化が挙げられます。離れた場所で働くからこそ、社員の健康を守るためには適切な勤怠管理、監督が必要とされてきます。
そこで勤怠管理をサポートするツールをご紹介します。
ジョブカン
ジョブカンはクラウド型勤怠管理システムで最もシェアの高いサービスです。
対応可能職種が多く、汎用性の高いサービスと言えるでしょう。
KING OF TIME
おすすめのITツール：タスク管理
ところで離れた場所で働く特性上、プロジェクト管理の常識も変化していきますよね。面と向かってのコミュニケーションができないからこそ、プロジェクトやタスクの可視化、整理は業務効率化を進める上で大切な要素となってきます。
それでは今度はタスク管理ツールをご紹介しましょう。
Trello（トレロ）
TeamHack（チームハック）
画面もシンプルで見やすい作りとなっております。
Evernote（エバーノート）
今度はタスク管理も行えるメモツールEvernoteをご紹介しましょう。
また、「FastEver」というタスク追加ツールがあり、非常にスピードが速く、思いついたときに入力ができる強みがあります。
おすすめのITツール：チャットツール
テレワークで課題として「コミュニケーション量の減少」が挙げられます。それを補うためのチャットツールも急速に浸透しました。
業務の調整から雑談まで、メールよりも気軽に発信、やり取りができる点が大きなメリットです。
Microsoft Teams（チームズ）
Web会議ツールとしても紹介をしたTeamsはチャットツールとしてもおすすめです。
Slack（スラック）
Slackは、基本的操作の簡単さや画面の見やすさで支持を獲得したチャットツールです。
chatwork（チャットワーク）
Teams、Slackとならぶビジネスチャットサービスなのがchatworkです。操作性はLINEと近く、多くの方がとっかかりやすい仕様となっています。
おすすめのITツール：グループウェア
テレワークが普及することでスケジュールの共有や稟議、重要事項の共有などもやり方が変わってきます。
ですからグループウェアを導入することで全社員へ情報の共有、それに伴う業務効率化が実現できますよね。そこで今度はテレワーク中に仕えるグループウェアをご紹介します。
G suite
G suiteはグーグルの提供するサービスです。
そのため、gmailやgoogleカレンダーなどを会社標準の仕様とすることができます。万が一外部から不正ログインをされたら社内の機密情報が洩れてしまいますので、セキュリティ面が強いことも魅力的なサービスと言えるでしょう。
サイボウズOffice
グループウェアにおいてトップシェアを誇り、特に中小企業からの支持を集めているのがサイボウズOfficeです。
テレワークで気をつけること
今後新しい働き方の一つとなるテレワークですが、気を付ける点もありますのでご紹介します。withコロナを安心、快適に過ごすためにも是非抑えておきましょう。
仕事とプライベートのメリハリがつきにくくなること
テレワークは原則自宅での就業です。そのため、他人の目がなくオフィスと比べて自身の裁量で仕事を進める機会が多くなります。また、仕事ができる環境との距離が物理的に近いことも特徴です。結果として責任感が強い人ほど、休憩中・休暇中にも業務対応をしてしまうでしょう。
ストレスを抱えてしまいやすいこと
テレワークではいくらコミュニケーションツールが導入されているとは言え、物理的に同じ空間にいる状態と比べるとコミュニケーションの障壁があります。
「ひと段落をしたら同僚と一服する」「デスクまで行ってちょっとした愚痴を言う」など業務に関係がないけれども大切な会話がなくなってしまいますよね。
テレワークの普及に伴い、活用が進められる業務効率化ツールについてご紹介しました。
今回は用途別での紹介となっていますが、ツールによっては複数の機能を搭載していることもあります。一概にどのITツールが最も優れている、ということではなく、自社の状況やメンバーのリテラシ―、すでに使用している現行のツールとの兼ね合いによって適切なツールが変わってきます。
今後さらにテレワークが一般化していく中で、変化に対応できた企業（人）とそうでない企業が出てくるでしょう。
また、改めて同じ空間で仕事ができること、同僚・上司が近くにいることの有難みを再認識した方も多いのではないでしょうか。
「テレワークにしたからこそ業務効率が上がった」と胸を張って言えるようにどんどん有用なITツールを使用していきたいですよね。
