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誰でも簡単にできる!業務効率化のためのSlack Botの作り方

誰でも簡単にできる!業務効率化のためのSlack Botの作り方

主にビジネス向けに作られたチャットで、コミュニケーションツールの代表格であるSlack。最近ではテレワークが普及したことで、さらなる広まりを見せていますよね。

Slackはあらゆるビジネスシーンで活用されるツールなだけあって、機能をフル活用させることは業務効率の向上へとつながります。実際にSlackにはさまざまな便利な機能が備わっており、そのうちの1つのSlack Botは大変なお役立ち機能であるため、ぜひ活用しましょう。

しかしながら、普段何気なくSlackを使っているだけで「Slack Botは初めて聞いた」という人や、「Slack Botって聞いたことあるけど作り方はよく知らない」「Slack Botの作り方って難しそう」と感じる人もいるでしょう。そこで今回は、みなさんの業務を効率化するためにSlack Botの作り方や使い方を紹介します。まず、Slack Botとはどのようなものであるのかの解説しましょう。

Slack Botって何

botのイメージ
一言でまとめてしまうとSlack BotはSlack内で動くBotのことを指します。とはいえ、それだけだとイメージがつかないという人もいますよね。そこで、スムーズに理解できるように、Slack Botの説明に入る前にBotの解説をしましょう。

Botとはロボット(Robot)から生まれた言葉で、人間がやる作業をコンピュータに自動でしてもらうプログラムのことです。基本的にBotは指定された定型の処理のみ対応可能で、柔軟に作業をおこなうことはしませんが、それでも煩雑な単純作業を肩代わりしてくれるので頼もしい存在といえます。BotにはApple社のSiriのように問いかけに適切な受け答えをするものや、Twitterで特定の時間に自動で決まった文面をツイートするなどのプログラムがあり、多種多様です。

このような背景をもとにSlack Botについて、少し細かくまとめて説明すると、Slack内で動く定型の処理をおこなうことができる自動化プログラム、といえるでしょう。Slack Botは標準装備のものと、自作可能なHubotがあり、前者は汎用性が低く、後者は大きな可能性を秘めています。Slack Botの作り方を学べば、自由に機能を追加することも可能です。

では、Slack Botはなにができるのか気になるところ。次に、Slack Botでできることを解説します。

Slack Botは何ができるのか

リマインドのイメージ
標準装備のSlack Botではできることが限られており、特定の投稿に対する応答とリマインド機能くらいです。

しかし、Slack Botの作り方を学んで自作ができるようになるととその可能性は広がり、効率的な業務遂行や円滑な社内コミュニケーションまで、業務効率化につながるでしょう。また、公開されている誰かが作ったSlack Botを使うことも可能で、Slack Botの作り方がイマイチわからなくても有効活用できるので非常に便利ですよね。

このように基本的に社内とのやり取りに終始するSlackですが、スムーズに外部と連携することが可能となります。他にも、タスクやメールを管理したり、インターネット上の情報収集をしたり、サービスをSlack上で受けたりすることができます。

一方で、コミュニケーションツール機能を有するSlack Botはユニークなものが勢ぞろいです。例えば「Lunch Train」や「gutto-paccho」(株式会社scouty)といったSlack Botは、ランチの誘いに特化したSlack Botで、ランチを通してコミュニケーションを深めることができます。「speakerbot」(株式会社JX通信社)では社内に周知したい良い出来事をSlack上だけでなく音声でも伝えたいというきっかけから、メンションの内容をスピーカーで読み上げるために作られたSlack Botです。

このように、Slack Botにはさまざまなものがあります。Slack Botの可能性の深さを知ると、実際にSlack Botの作り方を知りたいよね。続いてSlack Botの作り方の基本的なところを解説します。

Slack Botの作り方基本編

話すイメージ

Slack Botの作り方の1つは標準で搭載されているSlack Botを活用するという方法で、特定の投稿に対して応答するSlack Botの作り方を解説します。標準搭載のSlack BotでのBot機能の作り方は簡単で、Slack Botを作成するためのページに飛び、「Slackbot」のタブをクリックして、「When someone says」に特定の投稿の文を、「Slackbot responds」に返してほしい文を入力するだけ。よく使う情報を提供する相手や、疲れたときの遊び相手として作成すると良いでしょう。

もう1つは1から自作でSlack Botを作成するという作り方で、先ほどの例に比べてぐっとハードルが上がります。自作のSlack Botの作り方の始まりは、まずはSlack上にBotユーザーを作り、必要な権限を与えるところからです。その後、必要なファイルを配置し、Pythonなどで中身を作成することでSlack Botを作り上げます。

このようなSlack Botの作り方の基本について知っておけば、Slack Botを作って楽しみたいときやこれまでにない機能を作る場面に出くわしたときに役立つでしょう。一方で、Slack Botはさまざまなものが世の中に出回っており、それをありがたく有効に活用するのも大切なスキルです。ここからSlack Botの有効な使い方を解説します。

Slack Botにタスク管理をさせよう

リマインダーのイメージ
まずはタスク管理についてです。Slackを使っていると、受けた依頼を放置しておくと情報が流れてしまったり、やり取りをまとめることが困難であったり、リマインド機能がなかったりと、タスク管理に苦労する場面も。そのような悩みにSlack Botが有効に働きます。

そういう場合は、標準搭載されているSlack Botで特定の日時のタスクのリマインドしましょう。使い方はメッセージに以下のフォーマットを入力するだけです。

“/remind (相手) (タスク内容) (リマインドする日時)”
(引用:https://form.run/media/contents/business-efficiency/slack-task-management

これだけでタスク内容をリマインドしてくれます。リマインド機能が欲しいだけの場合にはこれで十分でしょう。

また、技術的に可能な環境にあれば自社用のタスク管理Slack Botを作成することも可能ですが、そうでない場合、とくにおすすめしたいのが「@must-read」(Finalem)です。@must-readでは、メッセージをリストに登録するように設定することでタスク化し、残タスクの一元管理や進捗確認を実現しています。他にもリマインド機能やToDoリスト機能もある優れものです。

次に、Slack Botでのメール管理の方法についてです。

Slack Botにメール管理させる方法

メールのイメージ
Slackを開いたり、メール管理アプリを開いたりして、両方をチェックしつつ・・・などと、一元化されていないと面倒なことも多々ありますよね。Slackでメール管理もできたらいいのに・・・と考えている人にも、Slack Botの導入をおすすめします。まずはとくにいじらずにSlackをそのまま使う方法です。

Slackには転送用のメールアドレスを設定する機能があり、これを使うとメールを標準機能のSlackbotからダイレクトメッセージで受け取ることが可能になります。さらに、受け取ったメールは詳細情報などをSlackに保存できるという便利機能もあるのだとか。

他にも、「Slack for Gmail」というものもあり、Gmailを使っているSlackユーザーにはおすすめです。これはSlackとGmailを連携させ、ワークスペースにて管理が可能となっています。また、ワークスペースから直接返信変身することも可能という優れもの。

続いて、Slack Botでの情報収集の方法です。

Slack Botを情報取集させる方法

情報を集めるイメージ
情報というと無限にありますが、リアルタイムで世界中の反応を見られる情報源の代表格がTwitterで、Slack Botもあります。もちろんSlack BotをTwitterと連携させることで使用することができ、自分のツイートやメンションの検索もできるとのこと。Twitterを仕事中に使うのははばかられる・・・という人もいるかもしれませんが、業務に関連した情報収集は大切ですし、ちょっとした息抜きにもつながるので活用しましょう。

また、頻繁に得たい情報として真っ先に挙げられるのが天気ですよね。「Forecast」では今すぐ天気を知りたいときに、場所ごとの天気をSlack Botにて教えてくれます。雨が降ったら傘が必要だったり、台風が来たらイベント設営や運営に影響が出たりと、人間に天気の悩みはつきものなので非常に便利なSlack Botです。

ここまでSlack Botの使い方を解説してきました。最後に、Slack Botを作るにあたって注意すべき点を解説します。

Slack Botを作る上での注意点

パソコンのイメージ
Slack Botは返答やリマインドであれば誰でも手軽に作れますが、それ以上のことになるとプログラミングの知識が必須となるでしょう。そのため、社内で作るのであればエンジニアに、個人で作るのならば自力で作離ましょう。規模にもよりますが苦労することが予想されるので、一時的に業務効率が下がる覚悟が必要です。

また可能ならば、作りたい気持ちをぐっと抑えて既存のSlack Botを使うことを検討した方が効率面では良いでしょう。既存のSlack Botで十分であれば余計な労力をかけずに業務効率化を目指すことが可能です。そのため、Slack Bot導入の際には機能面と労力のバランスに注意しましょう。

チャットのイメージ
さて、今回はみなさんの業務を効率化するためのSlack Botの作り方や使い方を紹介しました。Slack BotのBotとは人間の作業をコンピュータに自動で分担してもらうプログラムのことで、業務効率化につながります。Slack BotはSlack上で動くBotのことを指し、標準機能のSlack Botもあれば、自作のSlack Botも見られ、それぞれ作り方も異なれば、作る難易度も異なります。

今回紹介したSlack Botの使い方は、タスク管理、メール管理、情報収集の3つでした。タスク管理やメール管理は標準機能でリマインドや転送などのちょっとしたことはできますが、より高機能にするには、Slack Botを作ったり、導入したりする必要があります。情報収集でもSlack Botは活躍し、例えば最新で大量の情報を得られるTwitterのSlack Botや、天気がわかるSlack Botなどが存在します。

便利なSlack Botはたくさんあり、自作しなくても良いこともしばしば。それでも、使い勝手や機密性においてSlack Botを作る必要も出てきます。その際は今回紹介したSlack Botの作り方を参考に、知識を深めて作成しましょう。

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