「業務効率化」という言葉を最近よく耳にしますよね。特にwithコロナの時代に突入し、在宅勤務やサテライトオフィスなど多様な働き方が求められるようになってからその機会も増えたのではないでしょうか。
しかし「業務効率化」と言われても「何から手を付ければわからない」「なんだか難しいものなのではないか？」「具体的な事例がないとイメージができない」と考えている方もいらっしゃるでしょう。
実は「業務効率化」の事例・手段たくさんあり、そんなに難しいものではありません。
現在ではすぐに取り組めるものも多く存在します。テレビCMでも様々なサービスが手軽さをアピールしていますよね。最近はサービスの種類もどんどん増えてきています。
今回は数ある業務効率化の手段の中で、いくつかの事例についてお伝えしましょう。
業務効率化のメリットとは
得られる恩恵はいくつかあります。
「無駄」な業務がなくなるので、当然のことです。
これまで俗人的だった仕事を、ツールを使うことで効率化しますので、正確かつ均一化も図れます。
業務の切迫度が解消されたり、無駄だと感じていた業務がなくなったりすることで、従業員に「余裕」が生まれますよね。
その「余裕」から社員同士でのコミュニケーションも活発に職場雰囲気が良くなることで、最終的に会社に対しての信頼も篤くなる、という正の循環が生まれることもあるでしょう。
業務効率化の成功事例その1：Web会議
業務効率化の事例として、Web会議は導入している企業も多いかもしれません。導入コストも安く、条件によっては無料で利用できるサービスもあります。
有力なツールとしては「ZOOM」「TEAMS」「Skype」など。
これまで会議に合わせてアポイントなどを調整していた方も多いのではないでしょうか。
これらデメリットは、環境整備と会議のアジェンダ設定で解消ができる部分もありますし、ツールの品質もあがり改善されています。
業務効率化の成功事例その2：ヘルプデスクのボット化
ところで「無駄」な業務時間として、社内ルールの確認やPC等インフラのトラブル解消が挙げられますよね。
業務中に不意なタイミングで時間を取られた経験がある方もいるのではないでしょうか。
上記は質問する側にとっても時間の無駄ですし、同様の問い合わせを何十件と受ける社内のヘルプデスク担当にとってもうんざりする事象です。
しかし業務効率化のため無駄を解消する事例として、ヘルプデスクのボット化があります。
具体的な事例として、ある企業ではヘルプデスクへ寄せられる質問をFAQマニュアルに整理したり、社内発信をしていましたが、似た質問が一向になくなりませんでした。
無駄の削減において優先順位を高く検討してもよい事例かもしれません。
業務効率化の成功事例その3：タスク管理ツールの導入
それでは今度はタスク管理の成功事例をお伝えしましょう。
業務において複数の部署とチームを組んでプロジェクトにあたる働き方をされている方も多いですよね。その際に活躍する業務効率化を可能とする事例がタスク管理ツール。
リモートワークが実施されている現代ではメンバー状況やタスクが把握しにくい問題がありました。ですからこのタスク管理ツールはありがたいツールです。
こちらも無料サービスやお試し無料期間があり、サービス提供会社も豊富です。手軽に自分たちに合うツールを探すことができますので、UIが合わないなどあればどんどん試していきましょう。
業務効率化の成功事例その4：RPAツールの導入
まさに「無駄」を省く観点での業務効率化の事例として、最高のツールの一つと言ってもいいでしょう。
また、無駄を省く以外のメリットとして、多くの方が感じていたであろう、「なんで今こんなことをやっているんだ…」といった心理的負荷から解消されるのも大きいですよね。
導入段階での設定は手間がかかりますが、その労力を差し引いても業務効率化へ大きく寄与するツールと言えるでしょう。
業務効率化の成功事例その5：ペーパーレス化
菅政権では庁内申請においても脱ハンコを進めており、国としてもペーパレス化は推進したい事柄になっています。
昨今は個人情報の取り扱いにより厳しくなっていますので、時流に即した変化であるとも言えますよね。
業務効率化の成功事例その6：チャットツールの導入
最後の紹介するのはチャットツール。
これもリモートワークが主流となりつつある今の世の中では必須ともいえるものですよね。
ちょっとした不明点の解消やプロジェクトごとでの密なやり取りなど、業務効率化へも効果的ですよね。
こちらも導入は簡単で金額も無料から有料まで用意されています。社員全員が使う習慣をつけることさえできれば、有用なツールです。
今回は業務効率化の事例についてご紹介しました。ご自身の業務が便利になるイメージが湧いてきましたよね。
業務効率化といっても様々な事例が存在し、それぞれのビジネスプロセスに作用するものがありますので、一度にすべて導入するのは難しいでしょう。
このような環境の変化は一緒に働く方たちの共通認識がとても大切ですので、手軽に取り組めそうなものから少しずつ実践していき、周囲の意見や反応を見ながら導入していくことがおすすめです。
新型コロナという大きなきっかけによって、働き方やそれに伴うサービスも早いスピードで進化をしています。
今の最新技術は数年後には当たり前のものとなっていることも考えると、積極的に取り入れて、環境に順応していくのが良いですよね。
【お知らせ】
当メディア（AIZINE）を運営しているAI（人工知能）/DX（デジタルトランスフォーメーション）開発会社お多福ラボでは「福をふりまく」をミッションに、スピード、提案内容、価格、全てにおいて期待を上回り、徹底的な顧客志向で小規模から大規模ソリューションまで幅広く対応しています。
御社の悩みを強みに変える仕組みづくりのお手伝いを致しますので、ぜひご相談ください。
